Rui Cruz

Existem diversos factores que nos podem economisar tempo. Quando falo “nos”, falo de webmasters ou pessoas que dependem da Internet o dia todo. Eis as dicas que eu sugiro.

Se ainda não o usas, GMaila-te!

O GMail foi a melhor invenção desde a roda. A sua interface, acesso externo, compatibilidade com mobile, etc. fazem desta aplicação a melhor para o teu e-mail, pessoal ou profissional. Podes usar uma conta POP de outro servidor dentro do GMail, e ainda enviares e-mails do GMail como se fossem da tua própria conta. Por isso, usa-o!

Tarefas de hoje não são para amanhã

O GMail tem uma optima ferramenta, as Tarefas ou Tasks. Assim podes lembrar-te do que tens para fazer, e eliminares quando estiver feito. Tudo isto ao mesmo tempo que lês um e-mail.

Usa teclas de atalho para poupares tempo

Como alguns mais antigos sabem sou um fanático por teclas de atalho. Usa C para criar mensagens, tab+enter para enviar, entre outras. Vais ver que poupas tempo. Lista de teclas de atalho para o GMail.

Se uma mensagem precisa de resposta, responde!

Existe aquele pensamento do “eu já respondo”, um pensamento errado e provado ao longo dos tempos. Tens que ler a mensagem novamente, e tens ainda que a responder. Isto faz-te perder tempo. Se leres a mensagem e a mesma precisar de resposta, responde imediatamente. Não te faz mal, faz-te bem. Tempo é dinheiro.

Aprende a usar filtros ou regras para mensagens

Se estás no e-mail todas as horas e tens outra coisa para fazer (tipo, fazes algo de útil para a sociedade) tens que ter “hábitos do contra”. Um “hábito do contra” é algo que podes fazer mas não deves porque marca negativamente a tua produtividade. Por exemplo, estás inscrito no MySpace e no Twitter. Cada vez que alguém te adiciona vais perder tempo a ir aquele site e ver o user ou aceita-lo. E se fizeres isso 20 vezes por dia em vez de 2 vezes, estás a perder tempo. Filtra as mensagens e coloca-as em pastas baseando-te no assunto ou remetente. Assim, deixas o importante ficar oa de cima, e o menos importante para quando tens tempo ou para um momento por dia.

Prioridades

Escolhe entre uma mensagem de parabéns ou um pedido de informação de um produto teu. Faz a prioridade das mensagens baseando-te no que elas têm de relevante para oferecer. Usa o teu primeiro tempo no e-mail para responderes com mais atenção a essas mensagens. As menos importantes ficam para depois.

O assunto é a chave do e-mail

O e-mail é, antes de aberto, visto pelo assunto. O assunto é o que vem primeiro, e ajuda-te a priotisar o nosso tempo como vimos no ponto anterior. Um assunto muito vago pode dar-te uma resposta mais demorada. Sê sussinto na escrita do teu assunto.

Usa uma assinatura normal

Se tiveres mensagens de famosos, imagens, ou bonecada é provável que eu não te leve muito a sério. Como eu, existem outras pessoas que pensam assim. Faz uma assinatura simples, com números de contacto e nome.

Depois disto se nada resultar… liga ao remetente do e-mail e desiste de tentar usar e-mail, pois és um caso perdido.

Rui

Acho que aqui nem um comentário ponho… o Google do sexo anda aí!

Rui

Já alguma vez viste aquelas grandes páginas únicas que a única opção é fazerem vendas do produto, com testemunhos, exemplos, etc? E sabes como se fazem?

Com este E-Book grátis da Unique Blog Designs podes aprender isso. São 26 páginas de informação, história, e ajuda na construção das páginas de venda

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Rui

Este é sem dúvida o melhor plugin para FireFox dos últimos tempos, dada a sua grande utilidade. Este plugin coloca assinaturas profissionais nos webmails dos mais populares servidores: Gmail,Yahoo Mail, AOL, Hotmail, Google Apps, entre outros.

A assinatura é criada num ambiente com suporte a estilos e tipos de letra variados, incluindo cores e posicionamentos. Por baixo da assinatura ainda tens a possibilidade de incluir vários URL’s para redes sociais e ainda para o MSN, Skype, e outras formas de contacto online (falta o IRC).

Mas não é tudo. Não tens inspiuração ou não sabes por onde comexçar? Os autores da extenção criaram ainda uma galeria de assinaturas para te inspirares e tirares ideias!

Se estás à procura de um e-mail mais profissional sem usar programas como o Microsoft Outlook, esta é a extenção certa para o conseguires.

Faz já o download ou visita a página oficial ou a página de galerias.

Rui

Recentemente usei Microsoft Exchange para a minha conta de e-mail principal (mail @ ruicruz.pt) e tirei de lá muias coisas boas, funções que são certamente conhecidas de alguns. Agora uso o Google Enterprise, mas isso é outra história… ainda assim, Microsoft Exchange, a aposta na solução de e-mail da Microsoft é uma excelente aposta tanto para users todos os users, independentemente do sistema operativo.

Eis as minhas razões:

• Microsoft PushMail – A maioria das pessoas já ouviu falar de PDAs, ou até tem um. O Microsoft PushMail está incluindo no Windows Mobile, o Sistema Operativo nativo à maioria dos PDAs da actualidade. Este serviço sincroniza não só e-mail, como calendário e contactos. Funciona de forma similar ao IMAP, mas muito mais fiável, pois está “sempre” a verificar novas mensagens e alterações. É portanto ideal para quem tem PDA.
• Acesso por qualquer local – Os melhores alojamentos de Microsoft Exchange oferecem licenças grátis e legais do Microsoft Outlook 2003 ou 2007 para usar no PC com Windows. Existe ainda o Entourage 2008 para usar com MAC. E existe o WebMail para usar noutras situações. Por fim, ainda tens IMAP e POP3 com SSL. Tudo isto out-of-the-box com um serviço básico de Microsoft Exchange.
• Low coust – Se pretendes um uso profissional mas mantendo um bom preço este é definitivamente o uso ideal para a tua caixa de e-mail. Tens por menos de 10$ por mês 3GB de espaço na maioria dos hoster’s deste serviço. É um preço razoável tendo em conta que a licença é substancialmente mais cara.
• Offline folders – Além deste espaço, tens ainda “offline folders” no Outlook e Entourage que te permite gravares num único ficheiro e-mails antigo, que podem ser arquivados usando o Outlook e não consumindo espaço na tua conta mas sim no teu PC.
• A estética – Usar o Outlook como ferramenta de e-mail é estaticamente bonito. Vejo como bons exemplos o “inline image”, que permite colocares uma imagem directamente no e-mail sem anexo, o anexar e-mails como se fossem ficheiros, o control+c/control+v de ficheiros e e-mails dentro de uma mensagem, e muito mais.

Eu usei a minha principal conta no SherWeb e estou satisfeito.

E tu, que solução de e-mail usas?

Rui