8 dicas de produtividade para o e-mail

Existem diversos factores que nos podem economisar tempo. Quando falo “nos”, falo de webmasters ou pessoas que dependem da Internet o dia todo. Eis as dicas que eu sugiro.

Se ainda não o usas, GMaila-te!

O GMail foi a melhor invenção desde a roda. A sua interface, acesso externo, compatibilidade com mobile, etc. fazem desta aplicação a melhor para o teu e-mail, pessoal ou profissional. Podes usar uma conta POP de outro servidor dentro do GMail, e ainda enviares e-mails do GMail como se fossem da tua própria conta. Por isso, usa-o!

Tarefas de hoje não são para amanhã

O GMail tem uma optima ferramenta, as Tarefas ou Tasks. Assim podes lembrar-te do que tens para fazer, e eliminares quando estiver feito. Tudo isto ao mesmo tempo que lês um e-mail.

Usa teclas de atalho para poupares tempo

Como alguns mais antigos sabem sou um fanático por teclas de atalho. Usa C para criar mensagens, tab+enter para enviar, entre outras. Vais ver que poupas tempo. Lista de teclas de atalho para o GMail.

Se uma mensagem precisa de resposta, responde!

Existe aquele pensamento do “eu já respondo”, um pensamento errado e provado ao longo dos tempos. Tens que ler a mensagem novamente, e tens ainda que a responder. Isto faz-te perder tempo. Se leres a mensagem e a mesma precisar de resposta, responde imediatamente. Não te faz mal, faz-te bem. Tempo é dinheiro.

Aprende a usar filtros ou regras para mensagens

Se estás no e-mail todas as horas e tens outra coisa para fazer (tipo, fazes algo de útil para a sociedade) tens que ter “hábitos do contra”. Um “hábito do contra” é algo que podes fazer mas não deves porque marca negativamente a tua produtividade. Por exemplo, estás inscrito no MySpace e no Twitter. Cada vez que alguém te adiciona vais perder tempo a ir aquele site e ver o user ou aceita-lo. E se fizeres isso 20 vezes por dia em vez de 2 vezes, estás a perder tempo. Filtra as mensagens e coloca-as em pastas baseando-te no assunto ou remetente. Assim, deixas o importante ficar oa de cima, e o menos importante para quando tens tempo ou para um momento por dia.

Prioridades

Escolhe entre uma mensagem de parabéns ou um pedido de informação de um produto teu. Faz a prioridade das mensagens baseando-te no que elas têm de relevante para oferecer. Usa o teu primeiro tempo no e-mail para responderes com mais atenção a essas mensagens. As menos importantes ficam para depois.

O assunto é a chave do e-mail

O e-mail é, antes de aberto, visto pelo assunto. O assunto é o que vem primeiro, e ajuda-te a priotisar o nosso tempo como vimos no ponto anterior. Um assunto muito vago pode dar-te uma resposta mais demorada. Sê sussinto na escrita do teu assunto.

Usa uma assinatura normal

Se tiveres mensagens de famosos, imagens, ou bonecada é provável que eu não te leve muito a sério. Como eu, existem outras pessoas que pensam assim. Faz uma assinatura simples, com números de contacto e nome.

Depois disto se nada resultar… liga ao remetente do e-mail e desiste de tentar usar e-mail, pois és um caso perdido. 🙂

Rui