O que é um escritório virtual?

A pandemia de Covid-19 e o derivado isolamento social revolucionaram o mundo do trabalho. Com as restrições, as empresas foram forçadas a adaptar o seu modo de trabalho de forma a conseguirem continuar a exercer atividade.

O teletrabalho, que era visto como algo excêntrico, reservado apenas a certas atividades profissionais, tornou-se parte da rotina de muitos trabalhadores.

Esta mudança no mundo profissional alterou a gestão de muitos negócios e ajudou a fortalecer a adesão aos escritórios virtuais.

O conceito

É uma modalidade benéfica para empresas que não dependem de um espaço físico para desenvolver atividade, mas que pretendem ter acesso a uma morada num local privilegiado, que pode ser, por exemplo, o centro de uma cidade relevante para o setor, com um custo mínimo.

Um escritório virtual, tal como o nome indica, não existe como um espaço físico. Difere dos escritórios tradicionais porque não representa um espaço físico, mas sim um serviço à distância que associa a empresa a uma morada real.

As principais vantagens de um escritório virtual

Oferece as funções básicas de um escritório convencional

O escritório virtual cumpre pelo menos duas tarefas básicas- recebe a correspondência endereçada à empresa e fornece-lhe uma morada profissional. Estas duas funções criam uma perceção de maior dimensão do negócio.

Oferecem uma imagem mais profissional à empresa e trazem mais credibilidade a qualquer negócio. A gestão do escritório virtual pode ser feita remotamente a partir de qualquer ponto, sem que seja necessário dirigir-se a um escritório físico para ter acesso à correspondência.

Dá mais flexibilidade à empresa

Os escritórios virtuais são mais fáceis de adaptar ao tamanho e crescimento dos negócios. Enquanto que com os escritórios tradicionais nem sempre é fácil encontrar um espaço com o tamanho adequado à equipa ou ao crescimento da empresa, com os escritórios virtuais a situação é diferente.

Existem vários planos que podem ser facilmente adaptados às mudanças da empresa, sem que tenha de haver um grande investimento inicial. A ausência desta necessidade oferece mais confiança às empresas que estão a dar os primeiros passos e que veem nestes escritórios uma forma de evitar prejuízos desnecessários.

As reuniões não estão limitadas a um só local, como tende a acontecer com os escritórios convencionais.

É possível reservar diferentes espaços consoante a necessidade, escolhendo os escritórios mais adequados a cada situação específica sem que seja necessário perder tempo com a organização e equipamento do espaço.

A ausência de um contrato de arrendamento permanente contribui para a flexibilidade oferecida pelos escritórios virtuais.

Traz menos preocupações

Com um escritório virtual acabam-se as preocupações com a limpeza e manutenção do escritório. Qualquer despesa relacionada com a luz, água e outras condições do espaço são da responsabilidade do serviço e não da empresa que o contrata. Assim, reduzem-se os meios e o tempo necessário a gerir os espaços.

As empresas podem dedicar-se a 100% à gestão do negócio, sem outras preocupações.

É uma opção económica

Tal como foi dito anteriormente, um escritório virtual oferece as funções mais básicas de um escritório convencional, a um custo reduzido. É uma opção económica para as empresas porque os custos do material, da manutenção e da limpeza não recaem sobre a empresa.

Ter um escritório virtual tem um custo mínimo, principalmente porque não é necessário arrendar os espaços físicos de forma permanente.

As salas de reuniões ou secretárias podem ser reservadas pontualmente, sem que seja necessário pagar para manter em funcionamento uma sala que tem pouco uso.

Oferece a possibilidade de reservar salas de reuniões

Ter um escritório virtual não implica que uma empresa abandone por completo as reuniões presenciais.

Apesar da maioria das reuniões poder ser feita online, algumas terão de ser presenciais, certamente. Para reunir a sua equipa ou para se encontrar com fornecedores e potenciais clientes pode reservar um escritório ou salas de reunião adequado às suas necessidades, apenas pelo tempo que for necessário.

Pode ajudar a aumentar a produtividade

Ter um escritório virtual evita a deslocação dos colaboradores ao escritório diariamente e liberta-os de tarefas administrativas.

Assim, diminui-se o tempo despendido em outras tarefas que não o trabalho e aumenta-se a produtividade dos colaboradores que ficam mais motivados e com mais tempo para descansar entre o trabalho.

Como ter acesso a um escritório virtual?

Quem procura marcar presença com um escritório em Lisboa pode contar com a ajuda da LACS.

Os clusters criativos, além do plano virtual, têm à disposição planos que garantem escritórios e espaços de coworking tanto para pessoas que estão agora a começar o seu negócio como para grandes empresas.